Majhne stvari, velik vtis – kako preprosto je lahko

Kdo vodi pot?

Ko vstopimo v prostor kot gostitelj, gremo prvi.
Ne zato, ker bi hiteli, ampak ker vodimo.

Gost ne more hoditi pred nami, če ne ve, kam gre.
In če se znajde sam pred vrati, se hitro zgodi neroden trenutek.

Se prepoznate?
Ko prvič sprejmete nekoga doma, ga ne pošljete naprej z navodili:
»tam levo, potem desno, pa še ena vrata naprej…«

Ne. Gremo prvi. Pokažemo. Usmerimo.

V poslovnem svetu ni nič drugače.
Gostitelj vodi – jasno in samozavestno.

In kje je tukaj vloga OSEBE ZA PROTOKOL?

Tudi pri tem je lahko gostitelju v veliko pomoč.

Ker pozna potek obiska in usmerja celoten tok dogodka.
Ker gostitelju omogoča, da se res posveti gostom – vsebinsko in gostiteljsko.
Ker skrbi za časovnico in poskrbi, da sta gost in gostitelj ob pravem času na pravem mestu.

Oseba za protokol dozira ritem: sprejem, ogled, pogovor, kosilo.
Nevsiljivo, a natančno.

Rezultat?
Dogodek teče gladko. Gostje se počutijo vodene. Gostitelj pa suveren.

Kako preprosto je lahko – sprejem gostov

Sprejem gostov ni zapleten.
Je pa hitro opazen.

Ko smo gostitelj, je naša naloga jasna – videti, zaznati in sprejeti povabljene.
Stojimo tako, da imamo pregled nad prihodom gostov. Vsakega gosta pozdravimo, pogledamo v oči in si vzamemo čas “treh sekund” za rokovanje.

Ne zato, ker si ne bi želeli več, temveč zato, da lahko pozdravimo in sprejmemo vse goste.
Za sproščeno druženje z vsemi gosti bo dovolj časa po zaključku formalnega dela dogodka.

Dober gostitelj ne zadržuje – vodi. S svojim vedenjem postavlja ritem dogodka.

In tu ključno vlogo prevzame OSEBA ZA PROTOKOL, ki pomaga usmerjati potek sprejema in skrbi za časovno usklajenost celotnega dogodka. OSEBA ZA PROTOKOL skrbi, da je gostitelj ob pravem času na pravem mestu – in da se lahko v celoti posveti vsebini ter gostom.

Kaj pa, ko smo na dogodku kot gost?

Pridemo pravočasno, pozdravimo gostitelja in izmenjamo nekaj kratkih, vljudnostnih besed.
Nasmeh, zahvala za povabilo – nato se umaknemo naprej in prepustimo prostor tudi drugim.

Najpogostejše napake:
– zadržujemo se predolgo in ustavimo tok sprejema
– rokovanje je površno, brez očesnega stika ali predolgo
– s preglasnostjo preusmerimo pozornost z gostitelja nase

Dober gost razume ritem dogodka – in ga spoštuje.

In tudi tu ključno vlogo za prijeten sprejem gosta prevzame OSEBA ZA PROTOKOL,ki gosta usmeri, ga sprejme in poskrbi, da se že ob prihodu počuti sproščeno.OSEBA ZA PROTOKOLz jasnimi usmeritvami in občutkom za potek dogodka poskrbi, da gost ni v zadregi, temveč opažen, sprejet in vključen v dogajanje.

Kdo začne pri obedu?

Sedimo za mizo. Hrana je postrežena.
In potem… vsi čakajo.

Kdo začne?

Če smo gostitelj, damo znak.
Če smo gost, počakamo trenutek.

Najbolj nerodno je, ko nekdo začne prvi – brez občutka za situacijo.
Ali pa ko vsi čakajo predolgo in nastane neprijetna tišina.

Se vam je že zgodilo?
Vilice v roki, pogled naokoli… in nihče ne upa prvi.

Pravila so preprosta.
Nekdo vedno vodi trenutek.

In prav v teh majhnih trenutkih nastane vtis.